Tietosuojakäytäntö

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus:
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat:
- Tilaus-, palvelu- ja kanta-asiakkuussopimukset
- Lainsäädännön vaatimukset muun muassa kirjanpitoaineiston säilytyksestä
- Asiakkaan suostumus suoramarkkinointia varten
- Yrityksen oikeutettu etu kehittää ja parantaa palveluja, tuotevalikoimaa ja verkkosivustoa. Katsomme, että henkilötietojen rajoitettu käsittely liiketoimintamme kehittämiseksi tuottaa myös asiakkaalle enemmän hyötyä kuin haittaa.

Henkilötietoja käsitellään sopimusten ja lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi, palveluiden laadun varmistamiseksi, asiakassuhteiden hoitamiseksi, personoidun markkinoinnin mahdollistamiseksi sekä yhteyden pitämiseksi asiakkaaseen.

Käsitellyt henkilötiedot:
• Asiakkaan nimi
• Osoite, postinumero ja -toimipaikka
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Asiakasnumero
• Ajoneuvon rekisteritunnus
• Asiakassuhteen hoitamiseen käytettävät markkinointiviestintätiedot
• Kanta-asiakkaan tunnistautuneena tekemät ostokset
• Liittymispäivämäärä
• Tietojen viimeisin muokkausajankohta

Säännönmukaiset tietolähteet:
• Liittymislomake
• Asiakkaan best-towbars.fi etämyyntiin luovuttamat henkilötiedot
• Asiakkaan best-towbars.fi tehtävän palvelutyön yhteydessä luovuttama rekisteritunnustieto
• Kolmannelta osapuolelta saatava informaatio, jonka avulla päivittämme asiakasrekisterissä olevia nimi-, osoite- ja puhelinnumerotietoja
• Väestötietojärjestelmä (VTJ), mikäli asiakas ei ole tätä kieltänyt

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, profilointi ja säännönmukaiset tietojen luovutukset
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Best-towbars.fi Oy huolehtii tietoja siirrettäessä ja käsiteltäessä tietoturvan ja -suojan korkeasta tasosta EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Kolmansien osapuolten tietojenkäsittelyn tason varmistuskeinoina ovat Euroopan komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet, tai muu tietosuoja-asetuksen mukainen hyväksytty tapa.

Asiakastietoja voidaan käyttää analytiikka- ja personointitarkoituksiin kolmansien osapuolten kanssa. Ostokäyttäytymis- ja selaustietoja hyödynnetään personoidun markkinoinnin tuottamiseksi. Emme katso personoidulla markkinoinnilla olevan tietosuoja-asetuksessa mainittuja oikeusvaikutuksia tai muuten merkittäviä vaikutuksia markkinoinnin kohteelle. Personointitarkoituksiin käytetyt henkilötiedot on anonyymit tai pseudonyymisoitu aina mahdollisuuksien mukaan. Pseudonyymisoidun tiedon pystyy yhdistämään rekisteröidyn nimeen vain määrätty osa best-towbars.fi henkilökuntaa, jonka toimenkuvaan asiakasrekisterin käsitteleminen kuuluu.

Asiakastietoja ei luovuteta best-towbars.fi tai best-towbars.fi lukuun toimivien palveluiden ja viestinnän tuotantoon, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuvien tahojen ulkopuolelle muuten kuin sopimuksen, erillisen suostumuksen ja/tai nimenomaisten säädösten mukaan. Tarvittaessa tietoja luovutetaan myös viranomaisille. Viranomaispyyntö informoidaan myös rekisterissä olevalle asiakkaalle, mikäli se on lain mukaan sallittua.

Toimitamme asiakastietoja tietosuojaselosteessa mainittujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi:
• Sähköpostimarkkinointikumppanille
• Painotalolle, kun teetetään osoitteellisia markkinointimateriaaleja
• Kuljetusliikekumppanille, jos tilauksen valittu toimitustapa on kuljetus lähimpään Postiin tai Matkahuollon noutopisteeseen
• Luotonmyöntäjälle, asiakkaan valitessa maksutavaksi luottoyhtiön laskun
• Tuotteen toimittajalle, jos asiakas tilaa sähköisen lisenssin tai suoratoimitustuotteen
• Huoltoyhtiölle voidaan välittää takuuhuollon yhteydessä tuotteen tilaukseen liittyviä tietoja
• Tullille, tuotteita verottomana ostettaessa
• Perintäyhtiölle, laskujen erääntyessä ja siirtyessä perintään
• Maksuvälittäjä, yhteys- ja tunnistamistietosi maksutapahtumien suorittamiseen.

Rekisterin suojauksen periaatteet
best-towbars.fi käsittelee henkilötietoja Suomen kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Henkilötietojen suojaaminen on liiketoimintamme keskeinen osa. Käytössämme on asianmukaiset tekniset, organisatoriset ja hallintoon liittyvät turvallisuusmenettelyt, joilla suojaamme kaikkia hallussamme olevia tietoja katoamisen, väärinkäytön, luvattoman käytön, luovuttamisen, muutosten ja tuhoamisen varalta.

Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietojen antaminen on kanta-asiakassopimuksen sekä etämyyntiä koskevan sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus. Henkilötiedot säilytetään kanta-asiakasrekisterissä asiakassuhteen päättymiseen asti tai minimissään kuusi vuotta. Suoramarkkinointia varten annetut henkilötiedot säilytetään siihen saakka, kunnes markkinointia varten annettu suostumus peruutetaan. Verkkokauppa-asiakkaiden tilauksen tekemisen yhteydessä antamat yhteystiedot säilytetään asiakasrekisterissä kuusi vuotta.
Best-towbars.fi järjestämiin markkinointiarpajaisiin osallistuneiden henkilötietoja ei tallenneta erillisiksi rekistereiksi eikä tietoja luovuteta kolmansille osapuolille.

Ostotapahtumiin, palautuksiin ja laskutukseen liittyvien tositteiden säilytys
Tositemateriaali säilytetään voimassa olevan kirjanpitolain mukaisesti tilikauden päättymisen jälkeen alkavan seuraavan kalenterivuoden alusta lukien kuusi vuotta. Reklamaatioasioiden käsittelemiseksi tarpeelliset tiedot sekä oikeusvaateisiin liittyvät tiedot säilytetään asian käsittelyn kannalta edellytetyn ajan, joka tyypillisesti ei ylitä kuutta vuotta. Asiakaspalvelun puhelutallenteita säilytetään enintään yhden vuoden ajan.

ATK-pohjainen asiakasjärjestelmä
Ainoastaan määrätyillä best-towbars.fi henkilökunnalla ja best-towbars.fi toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää asiakasjärjestelmän tietoja. Järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset tunnukset ja salasanat. Henkilökunta voi käyttää asiakasjärjestelmän tietoja vain tehtävän vaatimalla tavalla. Rekisteriä saavat käyttää ainoastaan henkilöt, jotka tarvitsevat sitä toimenkuvassaan. Rekisteriä käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Järjestelmään tallennettu asiakastunniste on salattu yksisuuntaisella salauksella, jonka vuoksi sitä ei voi avata takaisin henkilötunnukseksi. Järjestelmä on suojattu tietoturvajärjestelmällä ulkoisia uhkia vastaan.

Rekisteröidyn oikeudet
• Rekisteriin kuuluva henkilö voi tarkastella ja muokata henkilötietojaan sekä voimassa olevia markkinointilupia best-towbars.fi-verkkosivujen kanta-asiakkaiden ”Omat sivut” -osiossa. Omat sivut -osioon kirjaudutaan rekisteriin tallennetulla sähköpostiosoitteella sekä salasanalla.
• Rekisteriin kuuluva kanta-asiakas saa tulostettua ja tallennettua ylempänä luetellut, hänestä tallennetut tiedot Omat sivut -osion Asiakastiedot-sivulla olevien painikkeiden ”Tulosta tietosi” ja ”Omat tiedot sähköisessä muodossa” -painikkeilla.
• Rekisteriin kuuluva kanta-asiakas voi muokkauttaa henkilötietojaan ja markkinointilupiaan sekä pyytää tallennetut tietonsa osoitteesta: info@best-towbars.fi Sähköpostitse pyydetyt tallennetut tiedot toimitetaan sähköisesti. Tietojen muokkaus tai niiden toimittaminen edellyttää henkilöllisyyden todistamista.
• Rekisteriin kuuluva henkilö voi pyytää tietonsa kirjallisena osoitteesta: info@best-towbars.fi. Tietojen toimittaminen postitse edellyttää henkilöllisyyden todistamista. Pyynnöstä tulee ilmetä: nimi, henkilötunnus, postiosoite ja puhelinnumero. Vastaus toimitetaan asiakkaan väestötietojärjestelmästä varmennettuun osoitteeseen.
• Kanta-asiakas voi irtisanoa kanta-asiakkuuden ilmoittamalla siitä asiakaspalveluun tai sähköpostitse info@best-towbars.fi. Kanta-asiakkuuden päättyessä päättyy myös Omat Sivut -palvelun käyttöoikeus. Kanta-asiakkuuden irtisanominen edellyttää henkilöllisyyden todistamista.
• Kuka tahansa rekisteriin kuuluva henkilö saa vaatia tietojensa poistamista tai tietojen käsittelyn rajoittamista tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa mainituin edellytyksin. Rekisteröity voi koska tahansa peruuttaa suostumuksensa suoramarkkinointiin tai vastustaa hänen henkilötietojensa käyttämistä tähän tarkoitukseen. Rekisteröidyllä on oikeus siirtää automaattisesti käsitellyt henkilötietonsa järjestelmästä toiseen, mikäli tämä on teknisesti mahdollista. Mikäli rekisteröity kokee, että tietosuoja-asetusta ei noudateta hänen henkilötietojensa käsittelyssä, hänellä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.

Rekisteröidyn velvollisuudet ja vastuut
• Kanta-asiakkaaksi rekisteröityvä henkilö vastaa liittymisen yhteydessä annettujen tietojen oikeellisuudesta ja hänen on pidettävä tiedot ajan tasalla
• Kanta-asiakkaaksi rekisteröitynyt henkilö vastaa kanta-asiakastilinsä kautta tapahtuvasta toiminnasta
• Rekisteröityneen on säilytettävä kanta-asiakastunnisteena käyttämänsä kortti sekä verkkokaupan kirjautumistietonsa turvallisesti
• Rekisteröidyn pitää vaihtaa salasana, jos on tapahtunut tilin väärinkäytös tai sellaisesta on epäily
• Rekisteröidyn pitää ilmoittaa best-towbars.fi asiakaspalvelulle kanta-asiakastilinsä luvattomasta käytöstä.